Annette Jäger
Ein Beitrag von Annette Jäger, 17.01.2019

Sicherheit So verwahren Sie Ihre Dokumente richtig

Feuer, Hochwasser, Umzug, Diebstahl – es gibt viele Gründe, warum Dokumente wie Urkunden, Verträge oder Zeugnisse verloren gehen. Vieles ist wiederzubekommen. Besser ist es, durch die richtige Aufbewahrung vorzusorgen.
Sicherheit So verwahren Sie Ihre Dokumente richtig

Damit wichtige Unterlagen bei einem Hausbrand geschützt sind, können sie im Bankschließfach oder einer feuerfesten Kassette lagern.

Der Jahresanfang ist eine gute Gelegenheit, mal wieder Ordnung im Papierwust zu schaffen. Im Laufe eines Jahres stapeln sich die Unterlagen. Vieles davon darf sicherlich ins Altpapier. Doch so manche Unterlage ist wichtig und muss aufgehoben werden - an einem sicheren Ort. Sollte doch mal etwas verloren gehen, stellt sich die Frage, wie man die Unterlagen wiederbekommt. Menschen, die durch Hochwasser oder einen Brand alles verloren haben, wissen, wie leidvoll das ist.

Wenn der Versicherungsschein weg ist

Geht ein Versicherungsschein verloren, müssen Sie den Verlust umgehend dem Versicherer melden. „Der Kunde kann eine Abschrift des Dokuments erhalten“, sagt Thorsten Rudnik, Berater für Versicherungen für die Verbraucherzentrale Schleswig-Holstein. Vorher muss er eventuell eine Verlusterklärung unterschreiben. Problematisch ist es, wenn Versicherungsscheine verloren gehen, in die Sparverträge integriert sind. Mit krimineller Energie könnte jemand die Unterschrift fälschen und den Rückkaufwert der Police geltend machen. Deshalb: Den Verlust umgehend melden.

Zeugnis, Urkunde, Fahrzeugpapiere

Ein Abschlusszeugnis ist bei der ehemaligen Schule erhältlich, die es bis zu 50 Jahre lang aufheben muss. Ein verlorenes Arbeitszeugnis kann der ehemalige Arbeitgeber erneut ausstellen, so lange die Personalunterlagen vorhanden sind. Eine Geburtsurkunde erhält man beim Standesamt des Geburtsortes. Ein Verlust von Fahrzeugpapieren ist der Kfz-Zulassungsstelle zu melden. Dort ist eine eidesstattliche Erklärung über den Verlust abzugeben. Insgesamt fallen über 100 Euro an Gebühren an für neue Papiere.

Verlorene Steuerunterlagen

„Geht ein Steuerbescheid verloren, ist das zunächst unproblematisch, eine Meldepflicht gibt es nicht. Man kann die Bescheide beim Finanzamt wieder anfordern“, sagt Christian Rech vom Deutschen Steuerberaterverband. Verliert ein Selbstständiger sämtliche Steuerunterlagen, kann das dazu führen, dass das Finanzamt die Gewinne schätzt und das wird eher teuer. „Zudem kann das als Versuch einer Steuerhinterziehung gewertet werden“, sagt Rech. Betroffene sollten versuchen, bei Banken oder Lieferanten die Belege neu zu beschaffen. Sind die Steuerunterlagen unverschuldet verloren gegangen, etwa wegen eines Feuers, werde sich in den meisten Fällen eine Einigung mit der Finanzbehörde finden lassen, meint Rech.

Patientenverfügung, Vorsorgevollmacht und Testament zentral registrieren

Eine sichere Verwahrung zahlt sich bei den wichtigsten Dokumenten aus. Eine Patientenverfügung oder eine Vorsorgevollmacht kann man gegen eine geringe Gebühr etwa beim Zentralen Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer (vorsorgeregister.de) registrieren. Ein Testament ist am sichersten beim Amts- oder Nachlassgericht verwahrt. Das kostet pauschal 75 Euro. Zusätzlich wird es im Zentralen Testamentsregister der Bundesnotarkammer erfasst, für 15 oder 18 Euro.

Bankschließfach oder feuerfeste Kassette

Urkunden oder Verträge lassen sich in einer feuerfesten Dokumentenkassette aufbewahren oder auch in einem Bankschließfach. Letzteres erhalten oft nur eigene Kunden der Bank. Schließfächer kosten je nach Größe und je nach Bank eine Jahresgebühr, ab etwa 30 bis zu mehreren Hundert Euro.

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Digital aufbewahren

Für Dokumente, die nicht zwingend im Original vorliegen müssen, eignet sich auch eine digitale Aufbewahrung, etwa auf einer externen Festplatte. Diese kann man in einem Bankschließfach oder bei Freunden oder Verwandten deponieren.

Auch digital gespeicherte Kopien von Original-Dokumenten sind hilfreich, so hat man wichtige Informationen wie Fahrzeugnummern, Bankdaten, Passnummern schnell zur Hand. Rudnik rät, für den Fall eines Hausratschadens mit dem Handy einmal die Wohnung abzufilmen, Fotos zu machen und die Speichermedien inklusive einer Inventarliste vom Hausrat außerhalb der Wohnung zu deponieren. Bei Feuer, Brand oder Diebstahl kann man dann schnell den Verlust beim Versicherer geltend machen.

Tipp: Lesen Sie hier, wie Sie einen Einbruch Ihrer Versicherung melden.
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Annette Jäger mein Name ist Annette Jäger. Ich schreibe über Gesundheit, Versicherungen und Soziales auf Ihrem Family-Portal geldsparen.de. Ich habe Neuere Geschichte studiert und bin seit 1993 als Journalistin tätig.

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