Wer auf eine rein elektronische Rechnung umstellt, muss sich allerdings Gedanken über das Thema Datensicherung machen. Denn leider bieten nicht alle Anbieter eine vernünftige Archivfunktion. Rühmliche Ausnahmen bilden hier Onlinebanken wie zum Beispiel beim Girokonto der
comdirect oder der
ING-Diba, wo sich Kontoauszüge und Co. auch noch nach vielen Jahren problem- und kostenlos online abrufen lassen. Leider sind nicht alle Anbieter so kundenfreundlich und verlangen manchmal für die erneute Zusendung alter Rechnungen extra Gebühren. Damit das nicht nötig wird sollten zwei Grundregeln beachtet werden:
1. Bitte ablegen
Wenn Sie die E-Mail erhalten, dass eine neue Rechnung vorliegt, am besten gleich kurz ansehen, prüfen und abspeichern. Sonst ist die Gefahr einfach zu groß, dass Sie eine falsche Abrechnung übersehen und dann Einspruchsfristen versäumen oder die Mail irgendwann versehentlich gelöscht wird. Ein kurzer, prüfender Blick in die Rechnung und ein Klick auf das Diskettensymbol zum Abspeichern sollten deswegen Routine sein. Am besten legen Sie sich in ihrem Mailprogramm oder ihrem Dokumenten-Ordner einen extra Unterordner mit dem Anbieternamen plus Jahreszahl an. So finden Sie Rechnungen immer problemlos wieder.
2. Daten an zwei Orten aufbewahren
Regelmäßige Backup-Sicherungen sollten für jeden Computernutzer auch zur Routine gehören. Denn kaputte Festplatten oder zerstörerische Viren, können in Sekunden wichtige Dateien vernichten. Da Sie manche Rechnungen oder auch Kontoauszüge aber zum Beispiel für das Finanzamt mehrere Jahre aufheben sollten, müssen Sie bei der Umstellung auf Online-Dokumente auf jeden Fall für Sicherheit sorgen. Speichern Sie deswegen Rechnungen immer auf zwei möglichst getrennten Wegen, also nicht nur auf Ihrer Festplatte im Rechner.
Mit diesem Tipp geht das ganz einfach: Richten Sie sich bei einem kostenlosen Online-Mailanbieter mit großem Speicherplatzvolumen wie google.de oder yahoo.de eine Extra-Rechnungs-Mailadresse ein. Jede Rechnung die per Mail dorthin geht, bleibt dort gespeichert, zusätzlich legen sie die Rechnungen auf Ihrer Computerfestplatte ab. Bei Anbietern, die ihre Dokumente nur zum Download anbieten, schicken Sie sich einfach selbst eine Mail mit der Rechnung im Anhang, nachdem Sie das Dokument auf der Festplatte abgelegt haben. So können Sie alles, selbst bei schlimmsten Virenbefall oder Festplattencrash im Notfall wieder aus Ihrem Online-Mailaccount holen.
