Über die Funktion "Einfügen > Grafik > aus Datei" finden Fotos oder auch andere Bild- und Grafikdateien, sehr einfachen Eingang in ihre Präsentationen. Häufig sind diese Bilder dann viel zu groß und ragen weit über den Bildschirmrand hinaus, aber das ist zunächst kein Problem. Greift man eine Grafik in Powerpoint an der Ecke an, kann diese ganz einfach kleiner gezogen werden und somit an die richtige Größe angepasst werden. Doch das Foto wird nur in der Darstellung verkleinert, die ursprünglichen Informationen hinsichtlich der Auflösung und Bildgröße bleiben erhalten, die Datei wird nur sichtbar verkleinert. So weit, so gut, aber entsprechend bleibt auch die Datenmenge bestehen und das kann dann zu Schwierigkeiten führen, wenn sehr viele Fotos und Bilder in einer Präsentation verwendet werden.
Dateigröße oft immens
Es kann sehr schnell gehen, dass eine Präsentation mit nur 20 oder 25 Folien dann eine Dateigröße zwischen 50 Megabyte und 100 Megabyte bekommt. Das raubt Speicherplatz, ist kaum noch bequem zu handhaben und lässt sich auch nicht mehr sinnvoll per E-Mail versenden. Die meisten Mailprovider würden einen Dateianhang so großen Umfangs gar nicht akzeptieren und den Versand verweigern.
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In Flash-Datei konvertieren
Von iSpring gibt es eine kostenlose Erweiterung für Powerpoint, die mit allen Programmversionen seit Powerpoint 2000 funktioniert. iSpring Free wandelt eine Präsentation direkt aus Powerpoint heraus in das verbreitete Flash-Datenformat um und speichert auf Wunsch sowohl als *.swf aber auch als *.html-Datei. Die Dateigröße wird dramatisch reduziert, dabei bleiben aber alle vorhandenen Effekte in Form von Animationen oder spezieller Seitenübergänge erhalten. Betrachtet wird die umgewandelte Präsentation anschließend im Internetbrowser oder mit dem speziellen Flash Player, der von Adobe kostenlos heruntergeladen werden kann.
Schnell und einfach
Die Installationsdatei von iSpring Free ist mit gut sieben Megabyte recht schnell heruntergeladen, die Installation selbst geht nach einem Doppelklick auf die Installationsdatei ziemlich schnell vonstatten. Anschließend findet sich in Powerpoint eine neue Befehlsleiste. Per Klick auf Publish wird die momentan geöffnete Präsentation konvertiert und in einem eigens erstellten Ordner gespeichert. Das Fenster mit den Konvertierungseinstellungen steht leider nur auf Englisch zur Verfügung, aber die Funktionen sind recht selbsterklärend gehalten. Im Zweifel einfach ein bisschen ausprobieren, mit welchen Einstellungen man zu dem gewünschten Ergebnis kommt.
