Von Horst Peter Wickel, 23.04.2017

Bleisure Travel Dienstreise und Urlaub kombinieren

Bleisure Travel (die Verbindung von Business und Leisure, also Geschäft und Freizeit) gilt als neuer Trend, mit dem Sie Geld sparen können. Aber einige Fallstricke müssen Sie beachten.
Bleisure Travel Dienstreise und Urlaub kombinieren

Die Kombination von Arbeit und Freizeit kann sich positiv auf die Motivation und die Gesundheit von Mitarbeitern auswirken.

Die klare Trennung von Arbeit und Freizeit wird in der modernen digitalisierten Welt immer schwieriger. Mobil ständig erreichbar, das Mail-Account ständig im Blick – vielleicht sind Sie ja auch schon „always on duty“. Richtig abschalten und aussteigen wird immer schwieriger, die erträumte Work-Life-Balance wackelt.

Zwar gibt es noch keine verlässlichen, offiziellen Zahlen und Statistiken zum Thema Bleisure, aber Angaben von Reisedienstleistern deuten an, dass die private Verlängerung einer Dienstreise auch bei uns immer beliebter wird. Durch die Freizeit vor Ort, vielleicht sogar mit Ihrem Partner, empfinden Sie die anstrengende Arbeit wieder als lohnenswerter und attraktiver. Und viele Arbeitgeber wissen, dass sich diese Kombination von Arbeit und Freizeit durchaus positiv auf die Motivation und die Gesundheit ihrer Mitarbeiter auswirken kann.

Bleisure in vielen Formen

Auch Ihnen wird es vermutlich schwerfallen, genau zu definieren, wann der Job aufhört und der Urlaub anfängt. Einige Beispiele nennt Prof. Rainer Hartmann, Freizeit- und Tourismusforscher an der Hochschule Bremen: „Da gibt es die Geschäftsreisen, wo man vielleicht eine Stunde für sich selbst freischaufeln kann. Und es gibt Freizeitreisende, die nur mal schnell eine Stunde am Tag den Laptop anschmeißen und Mails bearbeiten." Dazwischen sind nach seiner Meinung ganz viele Kombinationen denkbar. So gaben im "Bleisure Report 2014" des Dienstleisters Bridge Street Global Hospitality 83 Prozent der Geschäftsreisenden an, die Zeit in einer fremden Stadt zu nutzen, um sich diese anzusehen.

Absprachen mit dem Arbeitgeber und dem Finanzamt

Ganz so einfach können Sie Dienstreisen allerdings nicht mit Urlaubstagen kombinieren, Fachanwälte für Arbeitsrecht warnen davor, Berufliches und Privates ohne Ansprache mit Ihrem Arbeitgeber zu vermischen. Bleisure-Reisen bieten einige Vorteile, denn Sie können dabei Geld sparen, wenn Ihr Arbeitgeber den Flug bezahlt. Zurückfliegen müssen Sie ja ohnehin, auch wenn Sie noch einen Tag Urlaub an Ihre Dienstreise dranhängen.

Noch bis 2010 galt steuerlich ein Aufteilungs- und Abzugsverbot, nur lupenreine Dienstreisen konnten Sie von der Steuer absetzen. Um Reisekosten als Betriebsausgaben geltend machen zu können, müssen Sie nachweisen, dass der Grund Ihrer Reise klar dienstlich motiviert war. Wenn der berufliche Anteil der Reisen unter zehn Prozent ausmacht, sind die Reisekosten nicht absetzbar. Sind hingegen mehr als 90 Prozent der Reise dienstlicher Natur, gibt es den vollen Steuerabzug, wenn der Arbeitgeber die Kosten nicht übernommen hat.

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Klare Trennung von Dienstreise und Urlaub

Bei gemischten Reisen müssen Sie den Urlaub klar von der Dienstreise unterscheiden, um die betrieblich veranlassten Kosten steuerlich absetzen zu können. Privat motivierte Übernachtungs- und Verpflegungskosten sollten Sie mit der eigenen Kreditkarte bezahlen. Alle Rechnungen und Belege müssen für das Finanzamt aufgehoben werden. Und die Kosten für die Hin- und Rückreise sind nach dem Verhältnis der betrieblichen und privaten Zeitanteile der Reise aufzuteilen.

Ein Beispiel: Reisen Sie für sieben Tage geschäftlich in die USA und hängen noch drei Tage Urlaub an, können Sie 70 Prozent der Flugkosten steuerlich absetzen. Ist die Reise allerdings zwangsweise betrieblich veranlasst, können Sie die Kosten für Hin- und Rückreise auch in vollem Umfang steuerlich abziehen. Aber das Finanzamt fordert in der Regel dann Nachweise dafür. Je konkreter Sie die betriebliche Notwendigkeit und den Umfang Ihrer betrieblichen Tätigkeit darstellen können, zum Beispiel anhand von Korrespondenz, Kongress- oder Seminarprogrammen, desto besser sind Ihre Chancen, einen größeren Teil Ihrer Reisekosten absetzen zu können.

Versicherungsfragen vor Reisebeginn

Selbstverständlich müssen Sie auch klären, ob Sie während des privaten Teils Ihrer Reise über die Versicherung des Unternehmens abgesichert sind. Ist das nicht der Fall, müssen Sie nachweisen, dass Sie die Risiken während der Urlaubszeit mit einer eigenen Versicherung abgedeckt haben. Das gilt beispielsweise auch für die gesetzliche Unfallversicherung, die normalerweise auch bei Unglücksfällen während Ihrer Dienstreisen zahlt.

Tipp: Lesen Sie hier, warum Sie niemals ohne Auslandskrankenversicherung in einen Urlaub im Ausland starten sollten.

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